Niniejsze sprawozdanie zostało opracowane  na potrzeby członków Polskiej Federacji Squasha. Stanowi podstawę oceny pracy Zarządu która zostanie dokonana na koniec kadencji 2010.

Cele działania Zarządu listopada 2009-luty 2010:
§                     uporządkowanie procesu komunikacji ze środowiskiem squashowym
§                     uporządkowanie systemu działania wewnątrz organizacji

Część 1. Sytuacja wyjściowa (listopad 2009)

Stan finansów PFS

Sytuacja finansowa PFS ze względu na praktyczny brak środków oraz brak przychodów była i jest bardzo trudna. Proszę o zapoznanie się z informacjami znajdującymi się poniżej.

ZUS

W roku 2008 Zarząd PFS zatrudnił Panią Paulinę Kaletkę w biurze PFS na umowę o pracę (patrz załącznik). Równocześnie (o czym dowiedzieliśmy się w terminie późniejszym z listów Pani Pauliny) nie regulował opłat za ZUS. Dziś dług PFS wobec ZUS sięga ok. 10.000 zł. Dokładna suma jest w chwili obecnej obliczana przez ZUS (oczekujemy na dane z Urzędu).

Obecnie Pani Paulina Kaletka grozi Sądem Pracy Polskiej Federacji Squasha.

Działania podjęte przez Zarząd:
§                     wystąpienie do ZUS o określenie wysokości zaległości PFS wobec ZUS
§                     Pani Paulina Kaletka przebywa na urlopie macierzyńskim (formalnie zatrudniona przez PFS)
§                     Zatrudnienie Pani Natalii Bareńskiej w biurze PFS w Warszawie

Ważne: w kwietniu 2009 roku na prośbę członków Zarządu dwaj członkowie Komisji Rewizyjnej: Tomasz Banasiak oraz Jarosław Kopyt udali się do Krakowa w celu weryfikacji dokumentacji księgowej PFS. W sprawozdaniu mailowym poinformowali ówczesnych członków Zarządu, że nie stwierdzili rażących błędów w prowadzeniu dokumentacji księgowej. Oznacza to, że poświadczyli nieprawdę lub nie wypełnili swoich obowiązków. Patrz sprawozdanie z audytu_PFS 17 kwietnia 2009.

US i obsługa rachunkowa

W listopadzie 2009 otrzymaliśmy z biura rachunkowego ATVT z Krakowa informację, że nie wydadzą nam dokumentów księgowych stowarzyszenia do momentu uregulowania zaległości jakie PFS jest winne ATVT za lata ubiegłe. Kwota zaległych faktur wynosiła: 1098 + 2867 zł brutto.

Do dnia dzisiejszego nie otrzymaliśmy wszystkich dokumentów dlatego przedstawienie sprawozdania finansowego za 2009 rok nie jest możliwe w chwili obecnej. W oparciu o pisemne zobowiązanie Pana Wojciecha Małoty z biura ATVT sprawozdanie zostanie zrealizowane do końca marca 2010.

Ważne: bez tych dokumentów nie można stwierdzić czy PFS płacił należne środki na konta Urzędu Skarbowego. W naszej opinii prawdopodobne ale nie potwierdzone w dokumentach są nieokreślone zobowiązania Stowarzyszenia wobec Urzędu Skarbowego.

Działania podjęte przez Zarząd:
§                     podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym VIP Account z Warszawy (częściowy sponsoring barterowy) – wraz z nowym rokiem kalendarzowym czyli od 1 stycznia 2010
§                     wprowadzenie systemu księgowego opartego na modelu przygotowanym przez członków KR
§                     spłata zobowiązań wobec ATVT za rok 2009 oraz 2008 – z opłat turniejowych
§                     zlecenie rozliczenia roku 2009 przez ATVT do końca marca 2010 roku

Sponsorzy i wydarzenia

Umowy sponsoringowe

XTB (X Trade Brokers) – umowa podpisana przez poprzedni Zarząd kadencji 2007/2008 opiewa na kwotę 180.000 zł przy czym 50.000 zł zostało celowo przeznaczone przez sponsora na wynajem szklanego kortu na potrzeby Polish Open.  Środki te zostały przeznaczone na administrację oraz wynagrodzenia poprzedniego Prezesa Zarządu.

 Działania podjęte przez Zarząd:
§                     spotkanie z Panem Robertem Kosowskim – dyrektorem marketingu XTB w celu wyjaśnienia sprawy
§                     przedstawienie propozycji rozwiązania problemu -  w zamian za nie wyciąganie konsekwencji przez XTB z tytułu przeznaczenia tych środków na inne cele niż przewidziane w umowie przedłużyć umowę wygasając w sierpniu 2010 do końca grudnia 2010
§                     w chwili obecnej nie mamy żadnych zobowiązań wobec XTB ale firma nie zdecydowała się kontynuować współpracy z PFS

Rozliczenie IMP 2009

W imieniu PFS chciałbym podziękować w tym miejscu Waldkowi Kobusowi przede wszystkim z dwóch powodów:
§                     zrealizował w szalonym tempie IMP 2009 w dodatku bez umowy z PFS (żaden dokument pisany nie określa warunków współpracy pomiędzy PFS reprezentowanym przez Łukasza Nitkę a Waldkiem Kobusem)
§                     czekał  na rozliczenie wiele miesięcy bo praktycznie do grudnia 2010 roku 

Działania podjęte przez Zarząd:
§                     ustalenie wysokości zobowiązań wobec Waldka Kobusa jako organizatora IMP 2009
§                     działanie profilaktyczne – ogłoszenie przetargu na organizację IMP 2010 (wygrał MySquash Poznań). Zasady współpracy zostały określone w umowie – do wglądu w biurze PFS.
§                     kompensata zobowiązań z Waldkiem Kobusem -  rozliczenie zobowiązań wobec PFS za rok 2009 za organizację turniejów – do wglądu w biurze PFS 

ENCC 2009
§                     wizytacja Martina Wrena – 218 GBP / zaległość wobec ESF (uregulowana w lutym 2010) – z opłat turniejowych
§                     nadruk na koszulkach reprezentacji Polski – 270,84 (uregulowane w grudniu 2009) – z opłat turniejowych
§                     camp reprezentacji sierpień 2010 – wynagrodzenie Tomas Hrazsky – 1120 zł (uregulowane luty 2010) - z opłat turniejowych 

Serwis www
§                     zaprojektowanie i wdrożenie serwis www.pfs.com.pl oraz serwis www.pfs.com.pl/encc2009  – I rata 5856 zł brutto (uregulowane w lutym 2010 z opłat turniejowych), II rata – 4392 zł brutto (nie uregulowane do dziś)

Inne

§                     Michael Khan – obecnie dyrektor techniczny EFS, zwrot kosztów przelotu na camp reprezentacji Polski w lutym 2009 / kwota 305,51 Euro (uregulowana w lutym 2010 z opłat turniejowych).

§                     NetMedia – 560,16 – opłata za wynajem Sali na Walne Zebranie Członków PFS 6.09.2009 (uregulowane grudzień 2009)

Stan konta PFS

1 listopada 2009 – 13.420,05 zł (w tym: 10.060 zł wpłacone przez uczestników ENCC ale nie rozliczone zobowiązanie wynikające z umowy na organizację ENCC na podstawie wystawionej faktury przez Organizatora czyli ShowService Sp. z o.o.)

Majątek PFS

1 listopada 2009 – cały majątek Stowarzyszenia stanowi laptop marki Toshiba

Wynagrodzenia Zarządu PFS 

Zgodnie z przesłanym przez przez Sąd Rejestrowy pismem w sprawie nieprawidłowości w statucie PFS należy zwrócić uwagę na fakt, że członkom Zarządu Stowarzyszenia z racji pełnionych funkcji w Zarządzie nie wolno pobierać wynagrodzenia.

Członkowie Zarządu PFS Adam Michańków i Denis Łopatin zgodnie oświadczają że nigdy nie pobierali wynagrodzenia za swoją pracę i do końca kadencji 2010 nie będą tego czynili.

Sprawa wynagrodzenia Łukasza Nitki poprzedniego Prezesa Zarządu w oparciu o dokumenty jakie otrzymaliśmy z Sądu wydaje się jasna. Nie ma żadnych podstaw prawnych do wypłat wynagrodzenia, których Łukasz dokonał w latach 2007/08. W dokumentach PFS nie ma żadnej umowy regulującej współpracę Łukasza Nitki z PFS.

Oznacza to, że środki jakimi dysponował i na które brakuje dokumentów księgowych (dokładną weryfikację przeprowadzimy do końca czerwca 2010) powinny zostać zwrócone do kasy Stowarzyszenia. Ze względu na powagę sytuacji z ostatecznymi wnioskami chcemy wstrzymać się do momentu przygotowania Sprawozdania Finansowego i bilansu za rok 2009 oraz przeprowadzenia szczegółowej konsultacji z biurem prawnym.

Część 2. Działania Zarządu wg obszarów

Administracja PFS

Ze względu na brak środków na kontach PFS w miesiącach listopadzie i grudniu prace biurowe PFS realizowane były przez członków Zarządu. W tym okresie mieliśmy do czynienia z pewnymi opóźnieniami ze względu na brak „siły roboczej”.

Finanse

Cel działania: zminimalizowanie kosztu „utrzymania” PFS

Działania:
§                     pozyskanie nieodpłatne dzięki dobrej woli właścicieli SquashCity biura PFS w Warszawie (siedziba przeniesiona z Krakowa ze względów na łatwiejszą komunikację)
§                     podpisanie umowy o wymianie barterowej z kancelarią prawną Sójka i Maciak (nieodpłatne dla PFS) zobacz www.sojka-maciak.com
§                     podpisanie umowy na obsługę rachunkową z VIP Acocunt
§                     podpisanie umowy o współpracy z Agencją PR Studio 111 (umowa nie nakładana na PFS żadnych kosztów bieżących, Agencja zobowiązuje się do pozyskiwania Media Patronów na wydarzenia organizowane przez PFS nieodpłatnie oraz do poszukiwania Sponsorów Finansowych w zamian za wynagrodzenie prowizyjne na poziomie 25%)
§                     rezygnacja członków Zarządu z wynagrodzeń
§                     zatrudnienie na umowę zlecenie Pani Natalii Bareńskiej – pracownika Biura Zarządu PFS w wymiarze ½ etatu czyli 4 godzin dziennie od 10.00-14.00 od poniedziałku  do piątku (zakres kompetencji do wglądu w biurze PFS) 

Efekt: całkowity koszt utrzymania biura PFS nie przekracza 2500 zł brutto miesięcznie (w tym koszty połączeń tel, biura, Internetu, obsługa prawna, obsługa rachunkowa, wynagrodzenie pracownika biura Zarządu)

Organizacja PFS

Podział kompetencji wewnątrz Zarządu w celu usprawnienia prac.

Prezes Zarządu - Adam Michańków

Planowanie strategiczne działań PFS, nadzór nad sprawami finansowymi PFS, współpraca z kancelarią prawną i biurem rachunkowym, przygotowanie i wdrożenie procedur organizacyjnych, działania w zakresie marketingu i PR polskiego squasha, organizacja wydarzeń (IMP, Polska Liga Squasha, ENCC 2010, IEC 2011, WISPA), nadzór nad realizacją programu play squash, współpraca z partnerami medialnymi i sponsorami dla PFS

Członek Zarządu - Denis Lopatin

Sprawy międzynarodowe (komunikacja z ESF, WSF, ustalenie spraw dot. ENCC 2010, IEC 2011, szkolenia sędziowskie na poziom międzynarodowy przy okazji ETC, szkolenia trenerskie na poziom ESF 2), poszukiwanie sponsorów, nadzór nad sprawami sędziowskimi (praca z Komisją Sędziowską), nadzór nad pracami Komisji Technicznej oraz Trenerskiej, współpraca z trenerem kadry

Efekt: jasny podział kompetencji i decyzyjności co usprawnia bieżące działanie członków Zarządu

Proces obiegu dokumentów.

Ze względu na fakt, że mieszkamy w różnych miastach konieczne jest pewne sproceduralizowanie obiegu dokumentów. Patrz załącznik obieg dokumentów_PFS.

Centrum przepływu informacji – biuro Zarządu PFS

Podstawowym źródłem informacji planujemy uczynić serwis www.pfs.com.pl. Z czasem będziemy na nim zamieszczać wszystkie kluczowe informacje i stanie się bazą wiedzy PFS.

Pozostałe dokumenty (dokumenty księgowe, korespondencja, umowy, etc.) gromadzone są w odpowiednich segregatorach w biurze PFS.

Bieżąca kontrola pracy odbywa się dzięki systemowi dzielonych dokumentów gogle docs. Na bieżąco członkowie Zarządu oraz pracownik biura Zarządu uzupełniają przebieg spraw kluczowych dla funkcjonowania PFS.

Rozwój struktur

Ze względu na specyfikę organizacji - jesteśmy Stowarzyszeniem Non-profit działającym społecznie - za cel postawiliśmy sobie decentralizację decyzyjności oraz zaangażowanie jak najszerszego grona kompetentnych osób w prace PFS.

Działanie:
§                     powołanie Komisji Sędziowskiej, Technicznej i Trenerskiej
§                     powołanie Trenera Selekcjonera Kadry

Koordynator Programu Trenerskiego – Michał Dobrowolski

Po odmowie ze strony Macieja Chądzyńskiego, któremu zaproponowaliśmy kontynuowanie programu trenerskiego pod warunkiem przekazania praw autorskich do programu, na trenera koordynatora Programu Trenerskiego powołaliśmy Michała Dobrowolskiego.

Opracowany został wstępny program szkoleń trenerskich dostosowany do wymogów w skali europejskiej ESF i przygotowany harmonogram szkoleń na poziomie narodowym do końca 2010 roku (dostępny na www.pfs.com.pl). Ponadto na szkolenie poziom ESF 2 w Pradze w dniach 4-6.03.2010 oddelegowani zostali Maciej Kliś (trener kadry) i Marcin Kozik (jeden z trenerów z najdłuższym stażem w Polsce). W dniach 13-15 maja 2010 zamierzamy zorganizować w Warszawie kurs na poziom ESF 2 na który rekomendujemy kolejnych polskich trenerów m.in. Wojciecha Nowisza – kolejnego w kolejce do uzyskania poziomu trenerskiego ESF 2.

Trener Selekcjoner Kadry – Maciej Kliś

Po konsultacjach z zawodnikami Zarząd PFS podjął decyzję o formalnym powołaniu Trenera Selekcjonera Kadry. W naszej opinii zaangażowanie Maćka oraz doskonałe rekomendacje, które wystawił mu Pavel Sladecek Mistrz Czech 2009 zaprocentują osiągnięciami polskich zawodników w przyszłości. Naszym błędem niewątpliwie był brak wyjaśnienia sytuacji z Tomasem Hrazskym, który dotychczas zajmował się treningami kadry. Bardzo przepraszamy Cię Tomas za wynikłe nieporozumienia.

Obszar kompetencji Trenera Selekcjonera:

- opracowanie zasad i kryteriów powołania do kadry
- rekomendacja dla Zarządu PFS w sprawie składu kadry
- prowadzenie zawodników kadry (organizacja campów, indywidualne programy treningowe, mecze kontrolne)
- zarządzanie budżetem reprezentacji (w oparciu o porozumienia ze sponsorami pozyskaliśmy kwotę 50.000 zł brutto celowo na działania Reprezentacji Polski od firm Dunlop i ASB Squash Courts)